Que vous organisiez un 5k ou un Ultramarathon, organiser un événement sportif relève d’un casse-tête. Administratif, fournisseurs, autorisation préfectorales jusqu’au recrutement des bénévoles, l’organisateur se doit de respecter un plan de route drastique pour éviter de passer à côté de points cruciaux. C’est pourquoi nous avons rédigé une liste de contrôle pour les responsables de course pour vous aider à planifier et gérer toutes vos tâches avant, pendant et après la course. La checklist d’avant course La majeure partie du travail que vous devrez faire pour votre course sera effectuée avant le jour de la course, de la planification au suivi de l’avancement des choses à faire.  1: Décider d’un type d’événement Vous voulez organiser un 10 kilomètres dans les rues de la ville? Sur la route, chemin, qui passera dans des propriétés privées? Combien de formats de courses (enfants, relais, format court, marche) souhaitez-vous proposer ?   Pensez à l’ambiance que vous souhaitez générer, ce qu’attend le public que vous voulez accueillir et à la manière dont le marché réagira. Regardez les courses organisées dans votre région et réfléchissez à la manière dont la ou les vôtres viendront les compléter. Attention à 1ere édition. La tentation d’en mettre plein la vue et de partir dans tous les sens pour marquer le coup est forte… mais peut couter cher. Commencez petit en vue  de grandir sera toujours plus prolifiques que de tout donner la 1ere année. Le risque de dégouter vos bénévoles et les coureurs grandit avec le stress généré par un éparpillement sur plusieurs formats. 2: Choisissez une date et une heure pour votre course De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix de la date de votre course : Le calendrier des courses d’endurances (course à pied, trail, triathlon, duathlon, swimrun, raid multisport…) de votre région. Se retrouver en conflit le même week-end avec une course similaire ne vous aidera pas. Evenements en tout genre:  Il n’y a pas que le sport dans la vie !  prenez garde aux autres événements de votre région qui peuvent vous priver d’une partie de vos participants. Qu’ils soient culturels, traditionnels, musicaux, évitez les concurrents sérieux. Regardez de près les archives météorologiques à la date et sur la zone de la course. Bien que la météo soit de plus en plus incertaine, consulter les données météorologiques peut aider à sceller la date de votre course.  3. Trouvez un nom à votre événement et créez un beau logo Faites-nous confiance : un nom percutant et évocateur accompagné d’un logo qui marque auront un énorme impact sur l’image que se feront les coureurs de votre manifestation sportive. Votre logo doit être suffisamment attirant pour que les participants soit interpellés par celui-ci. Votre logo doit relever d’un travail de pro pour  qu’il ait fière allure sur vos t-shirt , votre site web, vos diplômes et autres supports marketing. NB : Vérifiez sur Google si d’autres courses portent le même nom. Cela peut poser des problèmes de référencement sur internet et sur les réseaux sociaux. 4. Établissez un prix d’inscription et construisez votre budget En tant qu’organisateur de courses, votre association, votre agence ou votre entreprise peut facilement perdre de l’agent si les finances ne sont pas soigneusement contrôlées. Calculez le seuil de rentabilité et définissez un prix d’inscription en phase avec vos dépenses prévisionnelles. Un tableur Excel avec les colonnes recettes et dépenses prévisionnelles fera l’affaire en prenant bien le soin de lister l’ensemble des postes de recettes et dépenses énumérés dans ce document 5. Choisir l’endroit Alors routes, chemins ou mixtes ? Utiliser les voies urbaines pour votre course exige des permis délivrés en préfecture. Il faut s’y prendre suffisamment tôt pour braver les formulaires de demandes et s’adapter aux potentiels refus.  Passez à travers des propriétés privées peut parfois offrir plus de liberté, mais entraînera des maux de tête supplémentaires, tels que l’accord des propriétaires. Faites jouer vos relations, sinon prônez évidemment un respect total des lieux. 6. Cartographier le site de votre course Il existe de nombreux outils gratuits sur internet qui vous permettront de fournir une carte très précise du ou des parcours. Trace de trail ou OpenRunner sont les deux plus importants. En outre, vous devez tenir compte des restrictions de la circulation et de la manière dont vos participants et spectateurs se rendront sur le site. N’hésitez pas à mentionner votre aire de départ, consigne s’il y a, douches… Voici une liste de points que vous aurez à indiquer sur une carte : – zone de  parking (non seulement pour les participants, mais également pour les bénévoles, le personnel et les véhicules de secours: Secours Point information Inscription/retrait des dossards Points d’eau (sur la zone de départ/arrivée et sur le parcours)Ravitaillements Restauration NB : Pour compléter les informations que vous aurez apposé sur une carte, n’oubliez pas d’arpenter votre parcours la veille de la course pour communiquer les dernières informations aux coureurs sur la ligne de départ. 7. Rédiger un échéancier des procédures à accomplir Vous devez avoir une chronologie principale qui fixe des délais à la fois pour les tâches d’avant, pendant et après course avec les personnes en charge de leurs réalisations. Vous devez également préparer une liste chronologique des choses à faire pour la mise en place et le démontage. En établissant ce plan à l’avance, vous aurez une vision anticipée de tout ce qui doit être géré, par qui et à quel moment. 8. Créer un site web pour votre course Difficile de faire sans. Certaines courses se contentent d’une page Facebook mais la qualité de l’information transmise n’est pas la même. Il existe des concepteurs de sites Web simples à utiliser, tels que WordPress, Wix et Squarespace, que vous pouvez utiliser pour configurer un site Web en quelques minutes. Ajoutez votre logo, intégrez un partenaire de billetterie et ajoutez des informations essentielles sur votre course. Des solutions autour de 600€ de très bonne qualité sauront ravir les coureurs. Des solutions autour de 600€ « clé en main » de très bonne qualité sauront ravir vos inscrits potentiels. NB : attention aux devis trop élevés ou autres propositions d’intégration de fonctionnalité inutile. Un site web pour une course reste simple à développer et ceux-ci sont réalisés avec des modèle spécifiques qui facilitent la vie des développeurs. Demandez bien d’avoir la main sur le code pour procéder aux modifications. Si le site est développé en WordPress, il vous sera beaucoup plus facile de modifier les informations. 10. Souscrire à une assurance de responsabilité civile C’est obligatoire pour couvrir les coureurs et bénévoles. La MAIF, partenaire de la FFA, offre des tarifs préférentiels aux courses labellisées.  Toutes les autres compagnies d’assurances proposent le service. N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs organismes et faites votre choix.  11. rédiger les mentions légales de votre course il conviendra de rédiger un règlement de course que les participants pourront signer au moment de valider leurs inscriptions. Vous pouvez prendre modèle sur d’autres courses et l’adapter à vos exigences.   Ce document peut vous éviter beaucoup de désagrément : passer un peu de temps dessus ne sera pas  inutile car il est essentiel que vous définissiez clairement les limites de vos responsabilités, votre politique d’annulation, de remboursement, le droit à l’image sur chaque participant, protection des données, etc. 12. Effectuer une évaluation des risques Anticiper les problèmes ou des situations d’urgence est une des clés de la pérennité de votre course évènement et il sera essentiel pour les participants, bénévoles et spectateurs. Vous pouvez le faire de manière officielle dans un document qui compile les situations imprévues («en cas de mauvais temps, modifier le parcours à tel endroit», « si blessé grave contacter tel numéro »… Quelle que soit la décision prise, assurez-vous que tout le monde ait bien eu le même niveau d’information pour être sur la même longueur d’onde. 13. Sélectionnez une plateforme d’inscription. Plusieurs solutions d’inscriptions en ligne évolutives existent sur le marché. Ce sont des sites web qui assurent le traitement de vos inscriptions. En voici quelques-unes :  Njuko, Klikégo, Ikinoa, ProTiming. Le chronométreur que vous aurez choisi sera également force de proposition. Comparer le coût par coureur, les fonctionnalités dont vous avez besoin (multilingue si vous êtes situés proche d’une frontière, course en relais, relais, challenge…) Voici une liste de questions importantes pour sélectionner son prestataire :    – Quel est le coût total par inscrit ?– La plateforme est elle compatible avec mon évènement ?    – Comment sont gérées les données collectées des inscrits ?   –  Dans quelle mesure le processus d’inscription est-il personnalisable?    Quel type d’assistance à la clientèle l’entreprise propose-t-elle 14. recrutez un chronométreur En supposant que votre course soit chronométrée, vous devrez engager une société de chronométrage spécialisé dans les courses d’endurances. En général, des prestataires historiques régionaux voir locaux sont solidement implantés sur des zones et couvrent la quasi-totalité des évènements d’endurances. Cependant, depuis quelques années, des prestataires « amateurs » se dotent de matériels de chronométrage et proposent une prestation à moindre coût. Vous pouvez nous contacter pour trouver le bon chronométreur. Un chronométreur professionnel sera peut-être plus onéreux, mais il vous fera gagner un temps précieux. Il saura vous fournir une solution clé en main, de l’inscription jusqu’au traitement des résultats. En contact permanent avec des organisateurs de courses, ces personnes seront une source d’informations cruciales pour vous épauler dans la mise sur pied de votre course. 15. Trouver le (bon) speaker Une bonne animation le jour de la course peut transformer l’image que garderont les coureurs et jouer sur les retombées presse de votre évènement. Les speakers sont souvent des passionnés qui écument les courses chaque week-end. Souvent proches des médias, ils sont en contact avec la presse locale et livrent un compte rendu de l’épreuve. Cela peut vous coûter un petit billet, mais c’est essentiel. Le speaker informe, meuble, anime, flatte vos partenaires, et met en valeur l’ensemble de vos participants. Il ajoute de la bonne humeur et donne envie de revenir les années suivantes. Pour savoir qui peut vous faire ce type d’animation, passez quelques coups de fil à d’autres organisateurs basés à quelques encablures de chez vous ou téléphonez au journal local. Si votre budget est serré ou qu’il s’agit de votre première année avec un nombre de participants incertains, cela peut être risqué de prendre un pro. Tentez alors de trouver le bénévole idéal dans ce rôle, celui qui connaît le plus de monde avec un charisme au-dessus du lot 16. Trouver et solliciter des sponsors Voici le levier le plus important pour maximiser les recettes et diminuer les dépenses. Les sponsors sont friands de dotations en nature (eau, nourriture, lots, sécurité…), mais n’oubliez pas de solliciter les collectivités qui soutiennent les initiatives qui peuvent attirer du monde sur leur territoire Voici quelques conseils pour être efficace dans votre démarchage : – S’y prendre bien à l’avance. L’obtention d’une dotation suite à une demande prend du temps. Au moins 6 mois à l’avance semble être le bon timing. En vous y prenant au dernier moment vous serez gratifiés du célèbre« recontactez nous pour  l’année prochaine »      -Être flexible. En matière de parrainage, il n’y a pas de recette miracle. Les sponsors rechercheront des propositions personnalisées. Soyez souple avec leur proposition – Créer un mediakit. Le médiakit est un document qui expose au sponsor l’ensemble des supports sur lesquels son logo et son nom sera visible (banderole physique, site web, bulletin d’inscription, newsletter, diplômes, page Facebook, speaker…) le Mediakit facilite la prise de décision et aide au recrutement de sponsors.  – Jouez sur l’affectif et faites marcher le réseau de tous les membres de votre association. Sans relations, il vous sera difficile de trouver plus d’une dizaine de partenaires. Communiquez auprès de l’ensemble de vos membres, collègues, bénévoles sur la recherche de sponsors avec une offre claire en termes de visibilité et de tarifs. Tout le monde doit se coller à la tache. Restauration Point à ne surtout pas négliger car il sera un point déterminant de vos recettes. La restauration est le poste principal de recette pour les evenements. Alors, en fonction de vos ressources humaines, du matériel disponible, de la configuration de votre site réfléchissez au point suivant et mettez le paquet: repas assis servi ou nourriture à retirer?Si pluie, quel matériel pour abriter les gensla position du stand de restauration est déterminante: elle doit se positionner dans le flux de circulation des coureurs de la ligne d’arrivée vers la douche ou les parking avec des panneaux bien visible. L’idéal est que votre point de restauration soit situé dans un passage obligé par la coureurla bière, les frites, les assiettes de charcuteries et les crêpes sont les valeurs sures de votre restauration. Cependant, une alternative végétarienne fera baisser l’impact carbone de votre evenement. le sandwich houmous/crudité sera facile à faire tout comme des croquettes de falafel si vous disposez d’une friteuse. faites en sorte qu’un minimum de bénévole gère l’argent: un système de ticket avec une caisse principale est une bonne solution 17. Quid de votre remise des prix ? Allez-vous offrir des primes ou lots aux meilleurs hommes et femmes? Qu’en est-il des récompenses accordées aux trois premiers de chaque catégorie? À quelle heure aura lieu la remise des prix? Ces points sont à déterminer en amont  et relayer sur votre site Web. Pour une course de taille moyenne la règle des récompenses est la suivante:3 premières femmes 3 premiers hommes1er de chaque catégorie homme et femme: cadet/junior/espoir/V1/V2/V3 19. Recruter des bénévoles Ils feront votre course. Sans eux, il ne se passera rien ou du moins, pas grand-chose. Un évènement d’endurance, quel qu’il soit, requiert une quantité de bénévoles non négligeable. Ces bénévoles sont à repartir au retrait des dossards, à la signalisation, à la restauration, aux ravitaillements, à la manutention, pour ouvrir et fermer la course. Bref, il va falloir cravacher dur pour mobiliser suffisamment de personnes la veille pour installer et le jour J. Il est donc primordial de passer du temps à recruter et à former une solide équipe de bénévoles. Partout où vous décidez de recruter des bénévoles, assurez-vous de mettre en avant les remerciements que vous leur proposerez (repas, dossards les années suivantes, lots…)Voici ou vous pouvez recruter en masse : Au sein de votre association. C’est une évidence, mais certaines associations sportives communiquent assez mal auprès de leur membre sur l’importance d’être présent lors de la manifestation annuelle. Ne vous contentez pas d’envoyer des mails. Nous en sommes tous submergés. N’hésitez pas à imprimer des papiers ou vous demandez à vos membres à quelle heure ils seront disponibles. Et des membres ne sont pas disponibles, leurs proches le sont probablement. Utlisez les réseaux sociaux habilement pour faire passer des messages aux amis des amis ! Au sein des écoles : Si votre ville est le siège d’école supérieure (école de commerce, IUT, STAPS…), vous pouvez taper à la porte de ces établissements et leur proposer un partenariat. Cela peut faire l’objet de projet scolaire. . Proposez de reverser une partie de vos recettes à une association caritative en l’échange d’un coup de main. Profitez de votre évènement pour soutenir une cause et intégrer de nouvelles personnes dans votre staff. 20. Promouvoir l’événement Il ne suffit pas de proposer la plus belle course du monde. Encore faut-il que cela se sache ! la liste des canaux de promotion de votre course est longue comme un bras à l’heure où le digital, les médias traditionnels et la communication papier se croisent.  Votre nombre d’inscriptions est, en grande partie liée à la qualité de votre pub. Surtout pour attirer des coureurs hors de votre périmètre géographique. Voici les priorités : 1 : Présence sur les calendriers/agenda trail-course à pied-triathlon possible. Des calendriers locaux, régionaux et nationaux. Arrosez tout ce que vous pouvez trouver, en oubliant pas de communiquer l’adresse de votre site web pour optimiser son référencement. 2: Facebook. Consultez notre article sur l’intérêt de créer une page, mais également un groupe. Postez également sur les groupes de course à pied une information sur votre course 3 : le diplôme personnalisé. La photo marketing en tant que vecteur de communication digital fonctionne très bien sur Facebook et convient particulièrement aux épreuves d’enduranceLe marketing photo implique l’utilisation des photos des coureurs sur laquelle on ajoute leurs statistiques (temps, vitesse moyenne, classement…) Envoyé gratuitement par MMS et email, le coureur partage le diplôme à sa communauté sur lequel est apposé le logo de votre course. Pour remercier un sponsor en particulier, un logo peut être ajouté 4 : YouTube Une vidéo de présentation de votre course postée sur internet peut avoir un énorme impact sur votre notoriété. Pour peu que celle-ci ait un ton marrant, arrive à tenir en haleine les coureurs avec une intrigue ou un jeu. N’hésitez pas à être créatif sous forme de vidéo très courte quitte à en faire plusieurs. Il ne vous reste plus qu’à les partager sur Facebook et de demander à vos bénévoles de les partager. 5 : Newsletter L’envoi d’information sur une base email est un type de communication qui peut sembler abusif. Allez-y à tâtons. C’est un bon moyen de tenir les gens au courant des annonces importantes, telles que les inscriptions, mais il convient de les utiliser avec parcimonie.Si vous partez de 0, assurez-vous qu’un formulaire d’abonnement est présent sur votre site afin que les personnes intéressées par votre course puissent s’abonner. Si vous utilisez déjà les newsletters,  tirez-en le maximum grâce aux conseils suivants:    – Personnalisation : une touche personnelle peut considérablement améliorer les taux d’ouverture et de clics ; la mention du prénom en début de la newsletter produit son effet. Segmentation. Dans certains cas, il est judicieux de segmenter votre liste de diffusion principale en groupes et d’envoyer un e-mail avec le message qui leur convient le mieux.    Intégration sur d’autres canaux. Ne vous cantonnez pas à votre base de données email pour communiquer auprès de votre liste de diffusion. Votre newsletter peut également être relayée sur les réseaux sociaux et votre groupe Facebook 21. Matériels Pour organiser un événement sereinement la plupart des courses nécessite l’approvisionnement en matériels suivants:    –  Barrières ou autres matériaux de clôture : demandez à la mairie     – Arches de départ / d’arrivée : votre chronométreur ou un de vos sponsors doit avoir cela sous le coude. Demandez lui !     Cônes de signalisation : mairie     Groupes électrogènes : à louer ci nécessaire     Tables et chaises : mairie     Les tentes : mairie     La signalisation : rubalise biodégradable, en ligne     Talkie-walkie ou téléphone portable     Toilettes mobiles : à louer auprès d’un prestataire local. Comptez 1 toilette pour 200 participants Bannières et autres supports promotionnels : chez un imprimeur spécialiséEco-cup, et / ou bouteilles d’eau : dotation du supermarché du coinNourriture et boissons pour les postes de secours et les zones de départ / arrivée pour les participants, les bénévoles et le personnel de votre équipe : dotation du supermarché du coin Matériel d’éclairage (si la course a lieu la nuit) : à louer à une société spécialisée dans le matériel évènementiel En plus des achats pour la course, vous aurez également d’autres besoins. En voici quelques un : – les  dossards  – les récompenses (buff, chaussettes, t-shirt…) – du suivi live 23. Désigner un photographe dans votre équipe Il y a de grande chance qu’un de vos bénévoles soit un féru de photos. Parfait, demandez lui de prendre tous les participants en photos. Cela sera vécu comme une autre récompense par les coureurs. Des photographes amateurs passionnés se déplacent régulièrement sur les courses pour pas grand-chose. N’hésitez pas à regarder comment les autres courses de votre zone ont été couvertes et rentrez en contact avec les photographes. 24 : préparer la remise des dossards Si vous organisez la remise le jour de la course, assurez-vous que tout soit classé dans l’ordre alphabétique. Il est donc crucial de bien penser le retrait Si vous ne voulez pas avoir à gérer de longues files d’attentes qui stresse tout le monde.

A l’aire du digital, il n’a jamais été aussi bon marché de rendre visible à l’échelle mondiale et, de ce fait, attirer des sportifs étrangers sur votre course. De plus en plus de sportifs se rendent régulièrement à des courses hors de leur pays de résidence. Les calendriers en ligne sont désormais européens voir mondiaux. Malgré cela, peu de courses relèvent le défi de se rendre visible auprès de cette cible potentielle. Si vous organisez des courses de 5 ou 10 km localement, vous ne ressentirez ni le besoin ni l’envie de faire des efforts pour attirer ce type de coureurs. Mais, si toutefois vous organisez un semi-marathon ou une épreuve plus historique ou mis sur pied un nouveau concept, vous pourriez prendre 5 minutes et apprécier les 8 conseils listés ci-dessous. 1: inscrivez votre course sur les annuaires internationaux. Si vous souhaitez attirer des participants résidant hors de France à votre course, la première chose à faire est de soumettre votre course à autant de listes de calendriers internationaux que possible. Cela ne vous coûtera que votre temps et c’est un excellent moyen d’alerter une majorité de coureurs étrangers sur l’existence de votre événement. www.letsdothis.com : 30.000 courses référencées marathons.ahotu.fr : 50.000 courses référencées.  Site français qui rayonne beaucoup à l’étranger www.myraceland.com : 12.000 courses référencées, Site allemand http://mynextrace.com, basé au Canada Marathonguide.com: idéal si vous organisez un marathon Race-Calendar.com, très bien référencé en Angleterre et en Scandinavie worldsmarathons.com: idem    www.runultra.co.uk, site anglais spécialisé dans les ultras 2 : communiquer en plusieurs langues sur les réseaux sociaux Si vous avez une idée précise du ou des pays sur lesquels vous souhaitez attirer des participants étrangers, préparez une traduction des informations principales dans la ou les langues concernées. la traduction de l’affiche et d’une plaquette explicative de l’évènement sera une bonne entrée en matière dans la communication multilingue. Cela s’avérera stratégique pour devancer vos concurrents et sera très bien reçu par votre public cible. Vous valorisez cette « clientèle » en faisant l’effort de communiquer dans leur langue. Pour la traduction, demandez de l’aide à un membre de votre association ou sur les réseaux sociaux. Mentionnez précisément ce que vous souhaitez traduire et proposez quelques alternatives pour alléger le travail. Par ailleurs, la mise en place de récompense comme les diplômes personnalisés qui vous permettront « d’arroser » les réseaux sociaux et de toucher des coureurs des 4 coins du monde. Les plus belles photos peuvent faire partie d’une campagne de promotion payante sur Facebook et faire rêver votre cible. Un jeu d’enfant! 2 : un site multilingue ? Bonne question. À notre avis, traduire votre site web sera, dans la plupart des cas, un peu exagéré. À moins que votre version anglaise soit de (très) bonne qualité et que vous disposiez d’un webmaster qui gère le site de main de maître, les sites multilingues prêtent souvent à confusion. La multiplication des pages rend la gestion du site fastidieuse, avec des informations difficiles à mettre à jour dans les deux langues. L’envoi de messages en langue étrangère sur les réseaux sociaux suffit généralement à couvrir les besoins d’informations des coureurs étrangers. 3 : préférez une plate-forme d’inscription avec option multilingue Perdre des coureurs lors de l’inscription est frustrant et facile à commettre. Avant de commencer, réfléchissez à la manière dont les coureurs internationaux pourraient s’inscrire à votre événement une fois qu’ils décident de participer. Beaucoup d’Allemands, de Suisses, d’Italiens, d’Espagnols et autres nationalités limitrophes à l’hexagone viennent courir chez nous et risquent de ne pas être à l’aise pour s’inscrire via une page d’inscription française. Si vous souhaitez attirer les coureurs étrangers, vérifiez auprès de la plateforme d’inscription que vous ou votre chronométreur des pages d’inscription multilingues. Un bon nombre de prestataires proposent cette option. 4 : communiquez dans les hôtels et les hauts lieux touristiques locaux/régionaux Souvent, les coureurs réguliers en voyage recherchent des courses locales sur lesquelles ils peuvent s’aligner ou éventuellement revenir dans les années futures. Il est donc important pour votre course d’être au centre de leurs préoccupations lorsqu’ils sont à la recherche d’événements locaux. Contactez  les hôtels de votre région et demandez-leur de promouvoir votre course en échange de dossards par exemple. Les moyens de communication les plus puissants au sein des établissements touristiques sont : – une affiche de votre course dans l’espace informations/ excursions / événements à venir  – Si l’hôtel propose des activités de plein air, en interne ou par l’intermédiaire de partenaires, demandez-leur de présenter aux clients un dépliant de votre course. Hormis les hôtels, vous pouvez également cibler les zones à fort trafic touristique (musée, aquarium…) . Vous pouvez également tenter un partenariat ou, si les circonstances le justifient, proposez une réduction sur quelques dossards ou repas 5 : intégrez les campagnes de communication publique territoriale La plupart des régions, voire toutes à l’heure actuelle, allouent un budget à la promotion internationale des entreprises et d’événements locaux incarnant la beauté du territoire lors des salons du tourisme par exemple.Pour profiter de ce fantastique canal de communication,renseignez vous auprès du service touristique de votre département et de votre région puis présentez vos besoins en termes de communication. Outre le bénéfice pour votre visibilité, vous vous ferez également remarquer dans les cercles des décideurs locaux et régionaux (toujours une chose utile pour les subventions et autres aides publiques) 6 : participez à des salons Promouvoir votre course sur les salons d’autres courses n’est peut-être pas l’un des moyens les plus abordables, mais il peut s’avérer être l’un des plus efficaces. À condition de bien sélectionner le salon où les participants seront les plus à même de venir arpenter le parcours de votre course. Si vous participer à un salon, préparez de nombreux supports de communication (flyers, plaquettes, kakémono, visuels haute définition de votre évènement) et n’hésitez pas à discuter avec les coureurs autant que vous pouvez. C’est également un bon moyen d’évoquer un partenariat avec d’autres courses présentes. La quantité d’interactions  fera des merveilles pour promouvoir votre course. Pour un impact maximum, essayez de négocier un accord avec la course hôte une «relance» auprès des coureurs après l’événement en envoyant un bref courriel au sujet de votre course 7 : créez des partenariats avec d’autres courses internationales Un partenariat correctement ficelé avec un donnant-donnant bien réparti sera un atout majeur pour crédibiliser votre course et augmenter votre taux d’inscrits. Il s’agit de trouver la bonne course dont les profils et les attentes des coureurs sont similaires à la vôtre et qui se déroule dans un environnement similaire. le partage d’un même sponsors peut également aider à fédérer des courses comme peut le faire la société d’assurance Zurich avec plusieurs marathons européens (San Sebastian, Barcelone, Séville, Malaga…) Les actions réalisables entre plusieurs courses partenaires afin d’ inciter les participants à passer la frontière et s’inscrire chez vous sont: la possibilité de faire la promotion de sa course sur une ou plusieurs autres manifestations (village, flyer, partage de bases email…) la proposition de réductions exclusives à l’inscription la création d’un challenge sur les deux courses avec récompense 8 : créez des partenariats avec des agences de tourisme sportif Les agences de tourisme spécialisées dans le sport sont un autre canal puissant pour promouvoir votre course auprès d’une cible étrangère. Avec l’essor de la pratique des sports d’endurances en général, des agences de tourisme se sont spécialisées dans l’accompagnement de coureurs sur une course à l’étranger comme Planet Tours. Ces agences organisent des séjours autour d’un événement comme les marathons, ultra-trails ou triathlon Ironman.  Un coureur s’octroyant un congé de cinq jours avec sa conjointe pour participer au marathon de New York par exemple. La prestation de l’agence inclut l’inscription, l’hébergement, le transport, et d’autres activités annexes. Accorder des tarifs préférentiels ou offrir des dossards à une ou plusieurs agences est souvent couteux, mais cet investissement est à repartir sur plusieurs éditions.  En grande partie car l’intérêt de l’agence est de tout mettre en œuvre pour toucher la clientèle idéale pour votre course. Elle utilisera ses ressources et mettre en place une stratégie marketing très pointue, afin qu’elle puisse se rémunérer. Et cette clientèle se fidélise d’année en année.

Organiser un événement qui rassemble beaucoup de monde sur un territoire limité impose beaucoup de contraintes à l’équipe organisatrice. L’acheminement de l’eau sur le parcours implique la distribution de bouteilles en plastique qui génèrent des tonnes de déchets. Des milliers de kilomètres en voiture parcourus par les coureurs alourdissent le bilan. Heureusement, en mettant en place une politique raisonnée sur certains points énergivores, vous serez en mesure de réduire considérablement votre impact écologique tout en  améliorant l’image de votre course aux yeux de milliers d’athlètes de plus en plus sensibles à la cause écologique. Vous trouverez ci-dessous différents conseils pour organiser une course plus verte, la plupart d’entre elles sans frais supplémentaires. 1 : Bouteilles d’eau / tasses Les bouteilles et les gobelets en plastique sont un cauchemar environnemental et, faute de solutions simples, les courses du monde entier les utilisent encore laissant derrière elles des montagnes de déchets plastiques souvent non recyclées. Heureusement, la technologie a beaucoup évolué au cours des dernières années et il existe maintenant de belles alternatives pour vous aider à réduire la quantité de déchets accumulés post-course. Au lieu de gobelets en plastique ordinaires, pourquoi ne pas opter pour des alternatives biodégradables? Les gobelets biodégradables sont fabriqués à partir de bioplastiques, tels que le PLA et autre «plastique» non dérivé du pétrole, à base de biomasse et d’autres sources durables. ecobiopack.fr est l’un des fournisseurs principal de ce type de produit. L’utilisation de gobelets biodégradables peut avoir un impact considérable sur l’empreinte environnementale de votre course, car moins d’émissions de CO2 sont émises et moins d’eau sont utilisé dans le processus. Mais vous aurez toujours besoin de collecter et de composter correctement tous vos emballages, biodégradables ou non. A vous de fournir à chaque point de ravitaillement différents sac de tri. Bannir les gobelets Mieux encore, vous pouvez essayer d’éliminer complètement les bouteilles et le plastique de votre évènement sportif. Radical n’est-ce pas ?Pas vraiment. Surtout si votre course se déroule sur un long format en nature. Beaucoup de trails ont déjà basculé vers cette solution, en appliquant des règles strictes avec l’obligation d’utiliser un verre personnel. Avec de nombreuses options de gobelets pliables maintenant disponibles sur le marché, en vente dans les magasins de grandes distributions sportives, pourront vous permettre de préparer votre course en toute simplicité. Supprimer les gobelets réduira la charge de travail de vos bénévoles au niveau des ravitaillements et poste de secours.Pour que cela  fonctionne, il vous faudra  toujours de l’eau en vrac sur vos ravitaillements, mais avec des gros réservoirs, bac ou des containers, vous serez en mesure d’approvisionner les coureurs. Un exemple de récipient qui peut contenir 1000l d’eau Idée : Récompensez vos coureurs des gobelets écologiques personnalisés à l’effigie de votre course en lieu et place des traditionnels t-shirts, des médailles ou autre buff? Vous trouverez aussi facilement des fournisseurs. Cette alternative sera très utile à vos coureurs et réduira considérablement votre impact. En attendant le Ooho ! Crédit: Notpla Préparez-vous à son l’arrivée imminente sur le marché français. Les capsules d’eau « Ooho» contiennent l’équivalent d’une gorgée d’eau et sont emballées dans une matière produite avec de l’algue. Entièrement biodégradable et comestible, le marathon de Londres l’a utilisé pour la 1ere fois l’année dernière. Plus de 450.000 bouteilles plastiques ont été épargnées grâce à ce système innovant produit par la marque Notpla. 2: Des récompenses virtuelles ou à la carte ! La récompense personnalisée qui laisse un souvenir indélébile de votre course aux coureurs. Cette récompense à l’impact quasi-nul, personnalisée se révèle être aussi un gros coup de communication pour votre événement et/ou un de vos sponsors. Généralement partagé sur les réseaux sociaux, le diplôme est un excellent vecteur de communication pour votre course et ses futures éditions futures. Si le T-shirt reste encore l’objet indispensable pour votre comité d’organisation, alors pourquoi ne pas le fournir uniquement aux coureurs qui le réclament ?Bien que la plupart des participants à la course s’attendent à ce que leurs frais d’inscriptions soient compensés par un beau t-shirt technique, la majorité d’entre eux ne le porteront jamais. C’est un gaspillage important qui peut être redistribué plus intelligemment au profit de tous tout en ménageant les ressources finies de notre écosystème. Alors pour les futures éditions, pourquoi ne pas demander à vos participants d’opter pour une alternative plus écologique? Vous pouvez, par exemple, offrir la possibilité de reverser le coût du cadeau à une œuvre caritative ou à une cause environnementale. Vous serez surpris du nombre de participants qui choisissent cette option et qui ne trouvent rien à redire à cette initiative responsable. 3: Basculez vers une communication plus digitale et performante Envoyer et recevoir des supports-papier est non seulement un problème écologique, mais aussi un cauchemar logistique. En digitalisant vos formulaires d’inscription, affiches, la collecte des certificats médicaux et de tous vos supports de communication,  optimisez votre visibilité tout en réduisant considérablement le gaspillage. Cher organisateur, bienvenue dans le 21e siècle où la transmission d’informations à base de newsletters bien ficelées et une utilisation habile des réseaux sociaux deviennent la clé d’une édition réussie. Pour les épreuves avec points intermédiaires, utilisez des solutions de suivi Live via Facebook Messenger pour rester en contact avec l’ensemble des suiveurs de votre course sans oublier de leur annoncer l’ouverture des inscriptions l’année suivante ! Le sac virtuel d’inscription  : Collectez l’ensemble des informations que vous remettez actuellement aux coureurs dans un sac plastique rempli de flyer et autres goodies de vos partenaires par une belle newsletter et des offres spécifiques envoyées sur le téléphone et par email ? Faites économisez à votre partenaire des centaines de sacs plastiques et autres papiers pour le remplacer par des solutions virtuelles bien plus efficaces en termes de taux de pénétration dans les boutiques des sponsors. Pour plus d’information veuillez-vous référer à la solution M-couponing de kapp10 qui permet d’envoyer en masse des coupons sur le téléphone de vos participants. 4: Signalétique écologique Il existe désormais des solutions biodégradables comme la rubalise Oxobio qui est une excellente alternative pour tendre vers un impact neutre. Si vous envisagez de placer des panneaux tout au long de votre parcours, vous pouvez choisir un matériau aussi écologique que possible. Le carton est généralement un bon choix car il offre un bon équilibre entre la durabilité et la dégradation post évènement. 5: Réduisez la consommation de viande Si votre course propose un repas lors de l’évènement, la quantité de viande servie sera un des points clés de la réduction de l’impact. Mes regrets à tous les amateurs de bons produits carnés mais la production d’une calorie animale est très énergivore et consommatrice d’eau. Il faudra entre 7 et 10 calories végétales pour produire une calorie animale. Sans rentrer dans un bannissement radical de la viande lors de vos repas, proposez une alternative végétale en partenariat avec un maraîcher du coin ou à base de légumineuse si cher au sportif. De plus en plus de sportifs sont sensibles à une réduction de leur consommation de produits carnés. Faites-en l’expérience, vous ne serez pas déçu. 6: Encourager le covoiturage Source Cariocar Surement le plus gros poste d’émission carbone lié à votre évènement sportif, les déplacements pour se rendre sur votre course peuvent être mutualisés grâce à des solutions adaptées aux évènements d’endurances (course à pied, trail, triathlon, duathlon…). À l’instar d’autres initiatives de cette liste, le covoiturage peut apporter à votre événement des bénéfices qui vont au-delà de l’écologie. Entre autres, amener vos visiteurs et spectateurs à utiliser un service de covoiturage soulagera les embouteillages autour de votre parcours et favorisera la bonne ambiance.Pour les petites courses, vous pouvez essayer de coordonner un service de covoiturage sur un tableur. Cependant, la complexité de cette situation augmente rapidement avec la taille de l’événement. Si vous voulez un peu d’aide, il existe de nombreuses solutions de covoiturage spécialisées. En voici quelques-unes: La plateforme d’inscription et chronométreur Ikinoa propose un service de covoiturage pour votre courseCariocar, la plateforme de covoiturage dédié aux évènements sportifshttps://www.covievent.org/ est une solution dédiée au covoiturage d’evenementCovoitribu.fr est également bien adapté également à l’organisation de covoiturage pour les courses 7: L’hébergement : Proposer des hébergements entre coureurs peut également aider à réduire l’empreinte de votre évènement. Vous pouvez mettre une bourse d’hébergeurs sur votre site mais la gestion peut s’avérer fastidieuse. La création d’un groupe fermé sur Couchsurfing ou en créant un groupe Facebook permettra une gestion plus simple et sûrement plus efficace. 8: Réutilisez vos dossards La difficulté de la tâche allant de pair avec la quantité de coureurs, il n’est pas forcément évident de récupérer 100% des dossards la 1ere année. Cependant, collecter les dossards à la fin de votre course et les réutiliser lors des éditions futures permettra de réduire considérablement le gaspillage. Si votre course fait partie d’un challenge, pourquoi ne pas s’entendre et procéder à l’édition d’un dossard unique ? Chaque coureur participant à la 1ere course du challenge conserve son dossard pour les autres courses. Pour conclure : Si vous vous sentez encore fébrile à vous rentrer seul dans une démarche de réduction de l’empreinte liée à votre épreuve, des associations comme Trail runner foundation vous accompagneront. Toute la problématique pour tendre vers un évènement le plus en phase avec les problématiques écologiques tout en recevant un maximum de monde est de REDUIRE: les kilomètres parcourus pour se rendre de l’évènementles déchets produits et jetésles calories animales consomméesla production de biens à l’utilité unique ou incertaineles traces sur et en dehors du parcours

Par définition, l’éco-responsabilité est un comportement responsable vis-à vis de l’environnement. Beaucoup d’organisateurs d’événements sportifs en France ont compris que le fait de participer à la protection de l’environnement par le biais du sport est un compromis parfait. Les coureurs peuvent devenir éco-responsable le temps d’une course en triant les déchets rencontrés sur leurs passages et réduire leurs empreintes négatives sur l’environnement. A travers cet article nous allons parler de plusieurs courses, associations ou magasins en France qui, grâce au sport, participe à l’éco-responsabilité des coureurs sur leurs événements running mais aussi dans leurs entrainements et leur vie de tout les jours. Ecotrail : Le concept de l’EcoTrail est parti d’une envie d’offrir à de grandes villes emblématiques et à leur proche banlieue une véritable course nature éco-responsable accessible à tous, mettant en valeur le milieu naturel et culturel des régions et inscrivant au cœur des préoccupations le respect de l’environnement et la promotion  de la pratique du sport Outdoor et du Trail Running en particulier. EcoTrail veut prouver que l’organisation d’épreuves de masse peut rimer avec éco-responsabilité et que la ville peut-être aussi un terrain propice aux courses natures. Une incitation aux transports durables : tickets de transports en commun compris dans l’inscription, mis en place de transports de groupe, … Diminution de l’impact environnemental : Réduction et tris des déchets, nettoyage des parcours par les eco-acteurs, utilisation de produits durables, utilisation de transports doux, … Des ravitaillements équilibrés : utilisation de produits locaux en priorité, suppression des emballages superflus, … Transmission du message : une signalétique accompagnant les coureurs et des moyens mis en place pour leur sensibilisation au développement durable, utilisation de pochettes déchets individuelles, signature de charte éthique, … La 6000D : La 6000d est une course mythique et première en son genre à l’époque, puisque en 2010 elle devient le premier Trail en France à avoir effectué son propre Bilan Carbone. Un dénivelé positif de 3500m pour un parcours total de 65km. Un parcours balisé de haute volée, 95% sur chemins et sentiers… bref, que du lourd ! Le Trail de La 6000D a obtenu le label « manifestation sportive et développement durable », validé et délivré par la DDCSPP Savoie depuis 2010. Ce label implique l’organisation à respecter différents engagements en termes de protection des milieux, consommation et production responsable, communication et sensibilisation, changements climatiques, cohésion sociale et solidarité et évaluation des impacts de l’événement. La 6000D encourage le covoiturage et met des navettes à disposition des coureurs. Les gobelets jetables sont supprimés pour fair place aux gobelets recyclables, plusieurs fontaines d’eau sont intégrées sur le parcours et de la sensibilisation sera effectué auprès du personnel et des participants (tri des déchets, disqualification en cas de de jet de déchets sur le parcours). Trail Runner Fondation : Trail Runner Foundation est une association qui a pour objet de sensibiliser le plus grand nombre à la protection de la nature et d’agir concrètement par un comportement éco-responsable au quotidien, notamment dans la pratique du trail, de course à pied, de marche sportive ou de randonnée en milieu naturel. La Trail Runner Fondation pousse ses adhérents à avoir une démarche éco-responsable : respecter la nature et la protéger de son mieux au quotidien, ramasser les déchets si l’occasion se présent, montrer l’exemple par un comportement éco-sportif… Du côté organisateur, La Trail Runner Fondation proposer un label avec une charte pour un trail éco-responsable qui engage l’événement à obtenir une démarche éco responsable (respecter le site, sensibiliser les participants, ne pas utiliser de gobelets plastiques etc.) Run Eco Team : Run Eco Team est une initiative née sur Facebook en janvier 2016. Un coureur prénommé Nicolas Lemonnier a crée un groupe Facebook Run Eco Team le 5 janvier 2016 consistant à courir sous le thème 1 Run 1 Déchet «Courir pour un monde plus propre». L’initiative a séduit beaucoup de runners dans le monde entier très rapidement. Facebook a contacté Nicolas Lemonnier en juillet 2016 pour créer une vidéo retraçant l’histoire de Run Eco Team. L’initiative ayant tapé dans l’oeil de Mark Zuckerberg, il a choisit de mettre en ligne la vidéo en avant première sur son profil Facebook le soir 24 décembre 2016. La vidéo a donc été partagée avec plus de 83 millions de followers. L’association a donc pris son envol avec plus de 20000 membres dans 103 pays dans le monde. Plus 400 évènements Run Eco Team ont été organisés dans le monde en moins de 2 ans. Run Green : Run Green est un groupement de magasins indépendants spécialisés dans la pratique de la course à pied sous toutes ses formes (route, trail, triathlon, boue…), et de la randonnée sous toutes ses formes (nordik, active, gastronomique…), mettant en avant des marques respectueuses de l’environnement (matières naturelles, recyclées, filières de production courtes…). Les fondateurs souhaitent privilégier les marques qui, par le lieu de production, le choix des matières ou leurs actions, s’engagent en faveur de l’environnement. Plusieurs autres événements sportifs outdoor s’engage pour l’éco-responsabilité des coureurs : 20km de Paris, The Color Run, Maraisthon, La Savoyarde Caisse d’Epargne, Grand Raid 73, Aquathlon Aix les Bains, Trail d’Albert Ville… Sensibilisation écologique, ravitaillement amélioré, tri des déchets, nettoyage des parcours par les coureurs, co-voiturage, choix du matériel… nombreuses sont les solutions pour les organisateurs d’événements sportifs afin de rendre son événement éco-responsable. La nature est le bien le plus précieux que nous avons et représente de plus l’espace de travail et de plaisir que nous utilisons nous, pratiquants de course à pied, alors pensez-y et faites un geste dès que l’occasion se présente à vous !